Grafikonok segítségével számadatokat tudunk grafikusan ábrázolni, így érthetőbbé, áttekinthetőbbé tenni.
Érdemes az ábrázolandó tartományt úgy kialakítani, hogy az első sor és oszlop az adatok megnevezését tartalmazza. Ezeket az információkat felhasználhatjuk a diagram feliratozásához, így biztosítjuk a diagram érthetőségét.
A következőkben a leggyakrabban használt diagramtípusokat tekintjük át.

Az Oszlop- és a Sávdiagram a legtöbb táblázat ábrázolására alkalmas. Ezeknek a diagramtípusoknak a segítségével az adatokat összehasonlító jelleggel egymás mellé vagy összegzésképpen egymásra tehetjük, illetve százalékos megoszlást is ábrázolhatunk.

A vonal típusú diagramok esetén az egyes adatsorokat nem oszlopokkal vagy sávokkal ábrázoljuk, hanem pontokkal és az azokat összekötő vonalakkal. Alkalmasak például hőmérsékleti értékek vagy mérési adatok ábrázolására, ahol az egyes pontokat érdemes összekötni.

A Kördiagram egy adatsor – egy sor vagy egy oszlop – százalékos megoszlásának ábrá­zolására alkalmas.

Az oszlop és sávdiagramhoz hasonlóan a kördiagramnak is létezik háromdimenziós változata.

A következőkben tekintsük át a grafikonok legfontosabb részeit. Példának vegyünk egy egyszerű oszlopdiagramot. Természetesen az egyes részek, illetve azok elnevezései némiképp különbözhetnek egymástól más és más típusok esetén.

Vízszintes tengely: a vízszintes tengelyen (kategóriatengelyen) található értékek (lehet szöveges érték is), melyeknek funkciója a csoportosítás.

Sorozat: az egyes kategóriákhoz tartozó olyan értékek sorozata, amelyek össze­tartoznak.

Adatpont: egy adatpont egy sorozatnak egy értéke.

Függőleges tengely: az oszlopdiagram függő­leges tengelye, mely az ábrázolt értékek skáláját mutatja.

Jelmagyarázat: ez mutatja meg, hogy a különböző színű adatsorok milyen értékeket ábrázolnak. Ha csak egy adatsorunk van, akkor nem feltétlenül szükséges, de ha több van, akkor mindenképp látszódnia kell, hiszen így biztosítja a diagram egyértel­műségét.

Rácsvonalak: itt állítható a rácsvonalak száma és ezzel együtt a függőleges tengely beosztása.

Diagramterület: a teljes diagram területe, beleértve a diagramcímet, jelmagyarázatot és a feliratokat is, erre kattintva tudjuk kijelölni a teljes diagramot.

A következőkben különböző típusú grafikonokat fogunk létrehozni. Ehhez lépjünk a Diagramok nevű munkalapra. A táblázat a megfelelő szerkezetű, tehát rendelkezik a szükséges feliratokkal.

Grafikonok készítésének legegyszerűbb módja, ha kijelöljük az ábrázolandó cellatartományt, és beszúrjuk a kívánt típusú grafikont. Első lépésben készítsünk egy egyszerű csoportosított oszlop­diagramot!

Első lépésként jelöljük ki a szükséges cellákat mindig a feliratokkal együtt: A1:D13.

Ezután az eszköztáron kattintsunk a Grafikon beszúrása gombra!

Ekkor automatikusan megjelenik a program által legodaillőbbnek ítélt diagramtípus.

A grafikonnal együtt az ablak jobb oldalán megjelenik a Grafikonszerkesztő panel, melynek segítségével a beszúrt grafikon tulajdonságait módosíthatjuk. Erre majd még részletesebben is rátérünk, most csak a típust módosítsuk oszlopra! Ehhez a panel felső részén kattintsunk a Grafikon típusa legördülő listára és válasszuk a sima oszlopot!

(Ha a Grafikonszerkesztő eltűnne, akkor úgy tudjuk ismét megjeleníteni, hogy duplán rákattintunk a beszúrt diagramra.)

Ha mindent jól csináltunk, akkor a grafikonunk a következőképpen néz ki:

Az A oszlopban szereplő feliratok kerültek a vízszintes tengelyre, az oszlopfeliratok pedig a jelmagyarázatot alkotják. A grafikon most kijelölt állapotban van, tehát a sarkain és a szélein láthatjuk a méretező jeleket. A kijelölést úgy szüntethetjük meg, ha elkattintunk a munkalap egy másik pontjára. A diagram újbóli kijelöléséhez pedig kattintsunk rá ismét. A diagram felett találunk egy kis szövegdobozt, amelybe a diagram címe látható. Ide az első sorban szereplő feliratok kerültek. Ezt módosítsuk, egyszerűen kattintsunk bele, és írjuk át: "Bevételek"!

Ha magát a diagramot szeretnénk mozgatni vagy méretezni, azt a szokásos módon tehetjük meg, akár egy egyszerű kép vagy alakzat esetén. Vigyük egy picit arrébb a diagramot, tehát fogjuk meg a kurzorral a grafikon külső területét, és a mozgassuk az egeret a megfelelő irányba! Mozgatás közben a kurzor alakja markoló kéz alakú.

A diagram méretét is növeljük meg! Irányítsuk az egeret mondjuk a jobb alsó sarokban található méretező jelhez, és húzzuk átlósan lefelé! Ilyenkor a grafikon mérete arányosan növekszik.

Használhatjuk a széleken lévő méretező jeleket is, ezek használatakor a diagram szélességét és magasságát külön állíthatjuk.

A grafikont le tudjuk másolni vagy át is tudjuk helyezni például egy másik munkalapra. Ezekhez használjuk a szokásos módszereket, tehát a másoláshoz a Ctrl+C, a kivágáshoz a Ctrl+X, a beillesztéshez pedig a Ctrl+V bil­len­tyű­kom­bi­ná­ci­ó­kat. A diagram törléséhez használjuk a Delete billentyűt!

A következő lépésben egy kördiagramot készítünk. Az ilyen típusú diagram egyszerre csak egy adatsort tud ábrázolni, tehát ha maradunk az előző példánál, akkor a három oszlop közül csak az egyiket. Ábrázoljuk mondjuk a táblázat C oszlopát! Ehhez jelöljük ki a C1:C13 és A1:A13 tartományokat, hiszen a feliratokra most is szükség van. Mivel ezek nem összefüggő cellatartományok, a kijelöléshez használjuk a Ctrl billentyűt!

Ezután kattintsunk az eszköztáron a Grafikon beszúrása gombra! Lehet, hogy kördiagramot  kapunk, de előfordulhat, hogy más típust hoz létre a program.

Jelen esetben automatikusan egy oszlopdiagramot kapunk, ezt állítsuk át körre! Ehhez a Grafikonszerkesztő panelen a Grafikon típusa legördülő listából válasszuk a kört. Választhatunk a Javasolt típusok közül is.

A kördiagramot hasonló módon tudjuk mozgatni és méretezni, mint az előzőt. Tegyük is egy picit arrébb, hogy a diagram ne takarja el a forrástáblázatot! A diagram címe most automatikusan a C oszlopban szereplő felirat lett, ezt most módosítani nem szükséges.

Az elkészült grafikon formázásához használjuk a Grafikonszerkesztőt. A panelen két fület találunk. Az egyik az Adatok fül, itt a diagram forrásadatait módosíthatjuk. Ha a táblázatot jól jelöltük ki már az elején, akkor itt tulajdonképpen sok dolgunk nincs.

A másik fül a Személyre szabás. Itt a diagram egyes részeit tudjuk formázni.

Az egyes beállítási lehetőségek külön-külön is lenyithatóak, de ha kijelöljük a grafikon megfelelő részét, akkor automatikusan az arra részre vonatkozó beállítások jelennek meg. Jelöljük ki például az oszlopdiagramunk egyik sorozatát, mondjuk a Profi csomag bevételeit! Ennek hatására a Grafikonszerkesztő Sorozat opciója nyílik le a kijelölt adatsorra vonatkozó beállításokkal.

Látszik, hogy melyik sorozatot jelöltük ki, de a lenyíló listából kiválaszthatjuk a másik kettőt is. Módosíthatjuk a sorozat színét, melyik tengelyhez igazodjon és bekapcsolhatunk egyéb speciális opciókat, mint például az Adatcímkék. Ezt kapcsoljuk is be!

Az oszlopok tetején megjelennek az ábrázolt értékek a kiválasztott sorozat esetén. A bekapcsolt a­dat­cím­kék egyéb tulajdonságait is beállíthatjuk, mint például a szöveg színe, a betűtípus vagy a betűméret.

Hasonló módon formázható a grafikon többi része is.

Próbáljuk ki a formátumok beállítását a kör­di­a­gra­mon is! Kattintsunk rá a kördiagramra, ekkor a Gra­fi­kon­szer­kesz­tő a kördiagram beállításait fogja mu­tat­ni.

Mivel a kördiagram egyfajta eloszlást mutat, általában automatikusan megjelennek a szeletek mellett a százalékos értékek is.

Ezeket a százalékos értékeket kapcsoljuk ki, az egyes hónapok pedig ne a szeletek mellett, hanem jobb oldalon jelenjenek meg. Ehhez a Jelmagyarázat opciót kell lenyitnunk a Grafikonszerkesztő paneljén.

Ez­u­tán a Po­zí­ci­ó rész­nél ál­lít­suk át a Cí­mkéz­ve be­ál­lí­tást ar­ra, hogy Jobb! A szá­za­lé­kos ér­té­kek a­u­to­ma­ti­ku­san el­tűn­nek, a jelmagyarázat pedig a jobb ol­dal­ra ke­rül. (A szeleteken megjelenő értékek külön is állíthatók.)

A kördiagramunkra kapcsoljunk be 3D-s hatást. Ehhez a Grafikonstílusnál jelöljük be a 3D opciót!

A szeleteken jelenítsük meg csak a százalékos értékeket. Ehhez a Kördiagram résznél használjuk a Szelet címkéje opciót!

A legördülő listából egyszerűen válasszuk ki a Százalék elemet és már készen is vagyunk.

Térjünk vissza az oszlopdiagramhoz és foglalkozzunk egy kicsit a grafikonon megjelenő címekkel. Jelen esetben csak egy címünk van a diagram felső részén. Beállíthatunk további címeket is, ehhez válasszuk a Grafikonszerkesztő Grafikon és részét!

A Típus legördülő listából választhatjuk ki a módosítani kívánt címet. Válasszuk a Vízszintes tengely címét!

A Címszöveg mezőbe gépeljük be a megfelelő szöveget: Hónapok, ez rögtön a diagramon is megjelenik.