A programmal végzett munkánk során úgyne­vezett munkafüzetekben dolgozunk. A mun­kafüzetek munkalapokból (különálló, egy­mástól független táblázatokból) állnak. Egy új munka­füzet létrehozásakor alaphelyzetben egy munkalapunk van.

A munkalapok számát, helyét és nevét termé­szetesen módosíthatjuk.

Szúrjunk be egy új munkalapot!

Új munkalap beszúrásához egyszerűen kattintsunk a munkalapok jobb oldalán található pluszjelre!

Most már két munkalapunk is van, a meglévő munkalapok között a munkalap-fülekre kat­tintva tudunk váltani.

Nevezzük át a munkalapokat!

A munkalap nevének módosításához kattint­sunk duplán a munkalap fülére, adjuk meg az új nevet, és üssük le az Enter billentyűt! Az első munkalap neve legyen Nyilván­tartás, a másiké Statisztika!

Cseréljük meg a két munkalap sorrendjét!

A munkalapok helyét egyszerű húzással mó­dosíthatjuk. Fogjuk meg például a Statisztika munkalapot, és húzzuk a Nyilvántartás e­lé! Az Excel egy kis fekete háromszöggel jelzi, ha jó helyen vagyunk.

Töröljük le a Statisztika munkalapot!

A munkalap törléséhez kattintsunk a munka­lap fülére az egér jobb gombjával, majd a menüből válasszuk a Törlés opciót!

A munkalapokat le is másolhatjuk akár a munkafüzeten belül, vagy egy másik munkafüzetbe. Ehhez kattintsunk rá az egér jobb gombjával a munkalap fülére és válasszuk az Áthelyezés vagy másolás opciót!

A megjelenő panel legördülő listájából tudjuk kiválasztani a megfelelő munkafüzetet, alatta pedig azt, hogy melyik munkalap elé szeretnénk betenni a másolatot.

Nagyon fontos, hogy alapból az Excel a munkalapot csak áthelyezi. Ha másolni szeretnénk, akkor a panel alján pipáljuk ki a Legyen másolat opciót!

Egy munkalapot szeretnénk áthelyezni egy másik, vagy egy teljesen új munkafüzetbe. Ehhez az áthelyezni kívánt munkalapon kattintsunk az egér jobb gombjával, majd válasszuk az Áthelyezés vagy másolás parancsot a listából.

A megjelenő ablakban a fenti legördülő listában a megnyitott munkafüzeteket látjuk, ha egy már létező másik munkafüzetbe szeretnénk áthelyezni a munkalapot, úgy feltétel, hogy ez a másik munkafüzet is meg legyen nyitva, csak ekkor fogjuk látni itt ebben a listában!

Ahhoz, hogy egy új munkafüzetbe kerüljön a munkalap, válasszuk az új munkafüzet opciót a listából.

Még azt is eldönthetjük, hogy áthelyezni, vagy lemásolni szeretnénk-e a munkalapot. A bal alsó sarokban lévő jelölőnégyzet kipipálásával másolatot készítünk a lapról, tehát az eredeti munkafüzetben is, és az új munkafüzetben is meg lesz a munkalapunk. Amennyiben nem pipáljuk ki a négyzetet, úgy a lap eltűnik az eredeti munkafüzetből, és csak az új, üres munkafüzetben jelenik meg!

A munkalapok sorokból és oszlopokból állnak. Egészen pontosan 1 048 576 sorból és 16 384 oszlopból. A sorokat számokkal, az oszlopokat az angol ábécé betűivel jelöli a program. Ezek az ún. oszlop- és sorazonosítók.

A sorok és oszlopok metszéspontjait celláknak nevezzük. Egy cellára oszlopának betű- és sorszám- azonosítójával hivatkozhatunk. Az aktív cella oszlop- és sorcímkéje eltérő színű kiemeléssel látható.

A képen például a B3-as cellán állunk, tehát ez az aktuális vagy aktív cella.

Több cella együttesét tartománynak nevezzük. Egy egybefüggő (téglalapot alkotó) tartományra a bal felső és jobb alsó cellájával hivatkozunk, közéjük kettőspont kerül. Például a következő képen a B3:C9 tartományt jelöltük be.

Táblázat készítésekor a megfelelő cellákba csak be kell vinnünk az adatokat. Egyszerűen álljunk rá az adott cellára, és kezdjünk el gépelni. Gépelés után vagy leütjük az Enter billentyűt (ilyenkor a kurzor eggyel lejjebb ugrik), vagy az egérrel egy másik cellába kattintunk, vagy használhatjuk a kurzormozgató billentyűket is.

Gépeljük be a képen látható táblázatot, amely különböző termékeket és a hozzájuk tartozó adatokat tartalmazza! Többféle típusú adatot is be kell gépelnünk. Egyrészt szöveges értékeket, másrészt számokat, ezen belül szerepel a táblázatban egyszerű szám, százalékos érték (itt a szám után közvetlenül be kell gépelnünk a százalék jelet is), illetve dátum, melyet a területi beállításoknak megfelelően kell bevinnünk a táblázatba. A szöveges adatokat a program alapesetben cellán belül balra igazítja, a számokat pedig jobbra.

Ha gépelés közben azt tapasztaljuk, hogy a bevitt adat hosszabb, mint az adott oszlop szélessége, akkor az oszlop szélességét megnövelhetjük. (Szöveges adat esetén a szöveg túlnyúlik az adott oszlop szélességén, formázott számadat esetén pedig csupa kettőskeresztet látunk (####).) Az oszlopszélesség növeléséhez irányítsuk az egeret a szélesítendő oszlop jobb széléhez (az oszlopazonosítók területén), majd az elválasztó vonalat „fogjuk meg” és húzzuk jobbra, vagy kattintsunk rá duplán!

Ha szeretnénk módosítani egy cella tartalmán, kattintsunk duplán a cellába az egér bal gombjával! 

Hasznos tipp:

Ha az adott cellában hosszabb szöveg található, érdemes lehet használni a Home és End gombokat. A Home a szöveg legelejére, az End a szöveg legvégére pozicionálja a kurzort.

Az aktuális cellába gépelt adatot (azonkívül természetesen, hogy az adott cellában látható) az ún. Szerkesztőlécen is nyomon követhetjük.

Ha véletlenül rosszul gépeltünk valamit az egyik cellába, akkor álljunk rá, és a Delete billentyűvel töröljük ki, majd gépeljük be a helyes adatot.

Ha nem szeretnénk kitörölni, csak javítani, akkor álljunk rá az adott cellára, kattintsunk a Szerkesztőlécbe (ekkor a kurzor ott fog villogni a begépelt szöveg környékén), és a szokásos módon javítsuk a hibás adatot!

Ha a táblázatot sikerült elkészítenünk, akkor mentsük el a számítógépünkre Példa néven!

Bármilyen műveletet szeretnénk végezni egy táblázat adataival, az első lépés mindig az, hogy a szükséges cellákat kijelöljük. Tulajdonképpen a kijelölést a szokásos módon végezzük el.

Cellák, cellatartományok kijelölése

Egyetlenegy cella kijelöléséhez egyszerűen csak rá kell állnunk.

Több cella, tehát egy egész cellatartomány kijelöléséhez álljunk a tartomány bal felső sarkára, majd az egér bal gombját tartsuk nyomva, és a kijelölendő cellatartomány jobb alsó sarka felé húzzuk az egeret!

Ha több egymástól független cellát vagy cellatartományt szeretnénk kijelölni, használjuk a Ctrl billentyűt! Tartsuk lenyomva a CTRL billentyűt, és közben jelöljük ki az egér bal gombját használva a megfelelő, egymástól független cellákat/tartományokat!

Teljes sorok, oszlopok kijelölése

Egy teljes oszlop kijelöléséhez egyszerűen kattintsunk az adott oszlop oszlopazonosítójára. (Oszlopazonosítók a munkalap tetején lévő betűk: "A", "B"... oszlopok.) Ilyenkor a kijelölés a munkalap legaljáig tart. Több oszlop kijelöléséhez az egér bal gombját nyomva tartva „húzzuk végig” az egeret a kijelölendő oszlopok oszlopazonosítóján!

Sorok esetében ugyanez a teendő. Egy sor kijelöléséhez kattintsunk az adott sor sorazonosítójára! (Sorazonosító a munkalap bal szélén lévő számok: "1", "2".. sorok.) Több sor kijelöléséhez „húzzuk végig” az egeret a kijelölendő sorok sorazonosítóján!

Törlés

A törlés műveletével már foglalkoztunk az adatbevitel kapcsán is, hiszen gyakran előfordul, hogy gépelés közben hibázunk, és a bevitt értéket ki kell törölnünk. De természetesen nem csak egy cella tartalmát tudjuk egyszerre törölni. Csak annyi a dolgunk, hogy kijelöljük azt a cellatartományt, amelynek a tartalmát szeretnénk kitörölni, majd leütjük a billentyűzeten a Delete billentyűt! A példa kedvéért töröljük le táblázatunkból a Pendrive és a Tablethez tartozó kedvezmé­nyeket!

Másolás

Másolásra akkor lehet szükségünk, ha egy táblázatról vagy csak egy részéről szeretnénk másolatot készíteni egy másik tartományba vagy esetleg egy másik munkalapra. Másoljuk le az egész táblázatot két sorral lejjebb az A9-es cellától kezdődően! A másolást a szokásos módon végezzük!

Áthelyezés

Az áthelyezés során a kijelölt celláról vagy cellatartományról nem másolat készül, hanem az eredetit tesszük át egy másik helyre. Helyezzük át például az eredeti táblázatot egy új munkalapra! A kijelölés után használjuk a Kivágás parancsot, majd illesszük be a megfelelő helyre a kivágott tartományt!

Ha az adatokat csak néhány cellával szeretnénk arrébb tenni, akkor a „húzásos” módszert is alkalmazhatjuk. Jelöljük ki az áthelyezni kívánt cellákat, fogjuk meg a kijelölt cellák szélét, és húzzuk a megfelelő helyre! A példa kedvéért helyezzük át az A9-es cellától kezdődő másolatot az A1-esbe!

Amikor egy táblázatot módosítunk, és az adatokkal különböző műveleteket végzünk, gyakran előfordul, hogy a táblázatba új sorokra vagy oszlopokra van szükségünk, illetve pont ellenkezőleg, felesleges soraink és oszlopaink vannak, amelyektől szeretnénk megszabadulni.

Teljes sorok és oszlopok törléséhez nem használhatjuk a megszokott Delete billentyűt, hiszen az csak a kijelölt rész tartalmát törli. Ahhoz, hogy egy teljes sort vagy oszlopot kitöröljünk, más módszert kell alkalmaznunk.

Töröljük ki táblázatunkból az E oszlopot, amely a kedvezményeket tartalmazza! Ehhez jelöljük ki az oszlopot, nyomjuk le az egér jobb gombját, és a megjelenő menüből válasszuk a Törlés parancsot!

A sorok törlése, hasonlóképpen működik. Töröljük ki a Pendrive sorát!

A táblázatainkba új sorokat és oszlopokat is beszúrhatunk, ha szükséges. Új oszlop beszúrásához mindig azt az oszlopot kell kijelölnünk, amely elé az újat szeretnénk beszúrni, új sor beszúrása esetén pedig azt, amely fölé az új kell. Maradjunk az előző részekben használt táblázatnál. Szúrjunk be egy új oszlopot a táblázat első oszlopa elé!

Jelöljük ki az A oszlopot, nyomjuk le az egér jobb gombját, és a helyi menüből válasszuk a Beszúrás parancsot!

Próbáljuk ki új sor beszúrását is! Az Laptop fölé kerül egy új termék, tehát jelöljük ki a 3. sort, és ismételjük meg az előző műveletet! Az újonnan megjelent sort, illetve oszlopot feltölthetjük adatokkal.

Ha egyszerre több oszlopot, illetve sort szeretnénk törölni/beszúrni, akkor csak annyi a dolgunk, hogy több oszlopot, illetve sort jelölünk ki az adott művelet elvégzése előtt.

Néhány hasznos billentyűkombináció a műveletek elvégzéséhez:

Ctrl + A   -  Tábla kijelölése a munkalapon. (A munkatábla valamely adatot tartalmazó celláján álljunk.)
Ctrl + Page Up  -   Váltás a következő munkalapra - JOBBRA
Ctrl + Page Down  -  Váltás a következő munkalapra - BALRA
Ctrl + Szóköz  -  Teljes oszlop kijelölése (amelyben a kurzor áll)
Shift + Szóköz  -  Teljes sor kijelölése (amelyben a kurzor áll)
Ctrl +  "+"  -  Új sor/oszlop beszúrása a kijelölt sor/oszlop elé
Ctrl +  "-"  -  A kijelölt teljes sor/oszlop törlése